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Acelerar a transformação digital da Administração Pública

OBJETIVOS

  • Acelerar a transformação digital da Administração Pública Central, Regional e Local
  • Aproximar o Estado dos cidadãos e das organizações, pela disponibilização, até 2030, de todos os serviços da Administração Pública Central, Regional e Local numa plataforma digital única e integrada;
  • Melhorar a resposta às necessidades dos cidadãos e das organizações, pela criação de infraestrutura comum e plataforma digital da Administração pública, na linha do GovCloud, que permita digitalizar e descentralizar serviços, integrar o seu funcionamento e resposta, fazendo-os acessíveis por vários canais, tornando-os mais convenientes, intuitivos, seguros e inclusivos.
  • Reduzir os custos operacionais e aumentar a eficiência dos serviços da Administração;
  • Reduzir redundância de processos e melhorar a interoperabilidade entre os diferentes organismos da Administração, de modo a criar sinergias que permitam a implementação de serviços transversais.
  • Contribuir o sucesso e a eficiência da implementação das políticas públicas, através da disponibilização célere de serviços e informação aberta, que suportem a decisão e permitam a avaliação dessas medidas, garantindo a sua atualização ágil;
  • Reduzir o tempo e os custos associados à criação, gestão, modificação e extinção dos diferentes serviços da Administração, contribuindo para a sua aderência às normas operacionais definidas para os sectores de atividade respetivos;
  • Melhorar a confiança dos cidadãos no Estado garantindo que os seus dados pessoais estão seguros e são usados do modo que esperam e autorizaram;
  • Promover a transparência do Estado através da definição da criação de uma estratégia nacional de dados abertos com vista à partilha pública de dados realmente abertos e anonimizados referentes à atividade da Administração local, regional e central;
  • Libertar os funcionários da Administração da carga burocrática a que estão submetidos, facultando-lhes sistemas eficientes que automatizem as tarefas recorrentes, forneçam de forma proactiva informação de contexto relevante à execução das suas tarefas e lhes facultem uma plataforma analítica que lhes permita concentrarem-se em atividades de maior valor acrescentado, tomarem decisões assentes em dados, contribuindo para uma maior motivação e dignificação da sua função;
  • Atrair, reter e valorizar profissionais altamente qualificados quer nas engenharias relacionadas com o Digital, quer nos restantes domínios que suportam um processo de transformação de negócio. Para tal é indispensável que esta Agência invista na qualificação contínua dos seus funcionários, implemente um bom sistema de avaliação de desempenho e seja reconhecida pela sua excelência, inovação e liderança na área do Governo Digital;
  • Facilitar o processo de descentralização das funções do Estado, contribuindo para a redução dos custos operacionais associados a este processo e trazer o poder central para junto das populações;
  • Mudar radicalmente a forma como se governa, como se define e como se comunicam as políticas aos cidadãos e às organizações.

PROPOSTA

  1. Transformar a Agência para a Modernização Administrativa (AMA) numa Agência de Serviços Digitais do Estado (ASDE), nela centralizando a função TIC da Administração Central.
  2. Criar uma forte e independente liderança tecnológica pela criação e nomeação de um Chief Information Officer, com a responsabilidade de gerir transversalmente a função TIC da Administração a partir da ASDE.
  3. Estruturar a ASDE com um modelo orgânico, o mais horizontal possível, com o objetivo claro de implementar formas de trabalho mais ágeis com equipas interdisciplinares, ajudando a criar uma cultura de inovação, excelência e completo foco nas necessidades dos cidadãos;
  4. Lançar uma iniciativa transversal à Administração que remova todas as barreiras legislativas à implementação do modelo de governação TIC constante nesta proposta;
  5. Transferir para os quadros de pessoal desta Agência todos os funcionários TIC da Administração que desenvolvem, implementam e suportam sistemas de informação;
  6. Acelerar o desenvolvimento de competências digitais e de transformação de negócio dos funcionários da Administração;
  7. Definir objetivos TIC inteligentes (mensuráveis) e estratégicos para todos os serviços da Administração e objetivos operacionais TIC para todos os funcionários públicos, aos quais estão associados modelos de benefícios e penalidades suficientemente persuasivos e capazes de induzir uma mudança cultural; criar e potenciar os Centros de Competências nas áreas relevantes ao domínio das TIC e desenvolvê-los em parceria com os Centros de I&D nacionais;
  8. Deslocar progressivamente os departamentos da Agência para fora dos grandes centros e colocá-los junto das universidades do interior. O objetivo é criar polos de desenvolvimento tecnológico locais que ajudem a fixar a população e a criar novos postos de trabalho especializados, bem como a dinamizar as economias locais;
  9. Criar um Data Centre operado pela Agência dos Serviços Digitais do Estado para albergar a infraestrutura da Cloud Privada do Estado. Este Data Centre deve ser localizado numa região de baixo risco de ocorrência de catástrofes;
  10. Estabelecer acordos internacionais recíprocos para albergar Data Centres redundantes com a informação do Estado seguindo o modelo de Embaixada de Dados da Estónia, de modo a assegurar a operação do País em caso de catástrofe;
  11. Definir uma framework de standards, boas práticas, procedimentos e processos TIC que permitam o desenvolvimento e avaliação de serviços digitais por defeito13, centrados na experiência do utilizador e nos eventos de vida dos Cidadãos e das Organizações;
  12. Definir e executar um plano de rollout desta framework e definir e executar plano de auditorias periódicas para avaliação da eficácia da sua implementação;
  13. Implementar uma estratégia de gestão de risco e incorporar uma componente de cibersegurança em todas as iniciativas TIC, por forma assegurar que as questões de segurança e privacidade digital estão endereçadas e que o País está efetivamente protegido face às ameaças digitais emergentes;
  14. Desenvolver o conceito de “eGovernment in a Box”, uma template de serviços pré-configurados, assentes na plataforma digital da ASDE e disponibilizada na Cloud Privada do Estado, de modo a reduzir o tempo de instalação dos sistemas que suportam a operação dos serviços da Administração;
  15. Implementar um portal com informação relativa à performance das políticas, serviços e organismos, assente nas métricas que foram identificadas no desenvolvimento e criação das políticas e serviços/organismos.
  16. Mudar o paradigma do procurement de TI, de um modelo assente na prescrição para um modelo assente na colaboração com os fornecedores que se tornam parceiros no desenho e construção da solução;
  17. Reduzir os requisitos exigidos aos fornecedores do Estado, de modo que empresas pequenas, mas inovadoras e de elevado potencial, possam participar nos concursos de fornecimento de serviços TIC;
  18. Implementar um serviço que permita aos cidadãos, de forma agregada e centralizada, usar todos os direitos que lhe assistem no âmbito do RGPD – Regulamento Geral e Proteção de Dados, tais como, mas não limitados, ao direito de acesso, direito à correção dos dados, direito de oposição, direito a ser esquecido;
  19. Garantir que os cidadãos, as empresas públicas e privadas e organismos do Estado cumprem e respeitam o RGPD.
  20. Transformar as Lojas do Cidadão e o Espaço do Cidadão em balcões únicos de atendimento multisserviços, geridos pela administração local e num modelo de maior proximidade às populações;

RACIONAL

  1. Os objetivos principais da reforma do sector público são a redução dos custos da operação da Administração e o incremento da qualidade dos serviços públicos. Tornando-os mais eficientes, holísticos, mensuráveis e preditivos, contribui-se para que as políticas que são escolhidas e implementadas sejam eficazes e agreguem valor aos cidadãos e às organizações;
  2. A rápida integração de tecnologias digitais tem vindo a transformar as sociedades e as economias, contribuindo para a mudança das expectativas dos cidadãos e das organizações no que toca à sua interação com a Administração. Cumprir com estas expectativas constitui um grande desafio para a Administração e um imperativo para cumprir o contrato social;
  3. Para enfrentar este desafio, mais do que digitalizar os serviços, a Administração necessita de transformar a forma como pensa e governa, ou seja, como define e implementa as políticas, como trabalha, se organiza e se relaciona com os cidadãos e as organizações;
  4. O Governo português, juntamente com os restantes membros da União Europeia assinou a “Declaração de Malmö em eGovernment” em 2009, onde assumiu a concretização até 2015, dos seguintes objetivos:
    1. Criar serviços que enderecem as necessidades dos cidadãos e das organizações, e que são implementados de forma eficaz;
    2. Abrir à colaboração de terceiros o desenvolvimento dos serviços (cocriação);
    3. Disponibilizar a informação do sector público para reutilização;
    4. Fortalecer a transparência dos processos administrativos;
    5. Envolver os cidadãos e as organizações no processo de desenvolvimento de políticas;
    6. Melhorar significativamente o processo de criação de empresas e o seu acesso ao Mercado Único Europeu;
    7. Melhorar significativamente a facilidade com que os cidadãos podem estudar, trabalhar, residir e reformar-se em qualquer Estado-Membro;
    8. Desenvolver serviços transfronteiriços assentes em necessidades sociais e económicas reais;
    9. Reduzir o peso da burocracia;
    10. Melhorar os processos administrativos de forma recorrente;
    11. Reduzir a pegada de carbono da Administração;
    12. Criar condições prévias e facilitadores essenciais para garantir uma cooperação administrativa transfronteiriça mais estreita;
    13. Reduzir o custo total de propriedade recorrendo ao uso de especificações abertas, como o software Open Source;
    14. Promover a inovação enquanto componente central do Governo Digital e que deve estar sempre presente no processo de definição e melhoramento dos serviços;
  5. Em 6 de Outubro de 2017, assinou a “Declaração de Tallinn em eGovernment”, onde se assumiu 6 objetivos essenciais, a serem implementados até 2020:
    1. Garantir serviços públicos digitais por omissão, assegurando a inclusão e acessibilidade de todos os cidadãos;
    2. Implementar o princípio once-only, onde as instituições e empresas fornecem informação às autoridades e administrações apenas uma única vez;
    3. Garantir a privacidade e segurança da informação dos cidadãos à guarda do Estado;
    4. Maior abertura e transparência no acesso dos cidadãos aos dados recolhidos pela Administração;
    5. Implementar interoperabilidade e serviços públicos digitais transfronteiriços;
    6. Avaliar anualmente o progresso destas iniciativas.
  6. Da análise das iniciativas de Governo Digital, que são apontadas como referência e modelos a seguir, tais como o e-Estonia e o GDS.UK, pode-se encontrar um conjunto de desafios que são comuns, os quais se deve endereçar se se pretende ter sucesso nesta jornada de transformação, que essencialmente se resumem a:
    1. Barreiras culturais e legislativas;
    2. Falta de Liderança e de competências de gestão e técnicas para executar a transformação digital;
    3. Abordagens sectoriais e não transversais;
    4. Calendários irrealistas;
    5. Falta de recursos financeiros e humanos;
    6. Business cases mal definidos o que põe em causa a materialização dos benefícios esperados;
    7. Foco na digitalização dos serviços existentes;
  7. Desde 1991, com a criação do IINFOCID (o portal da Administração Pública Portuguesa), tem-se vindo a assistir à criação de Agências, Organismos, Grupos de Projeto, que por sua vez criam planos estratégicos estruturantes no domínio das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), quer do ponto de vista de redução de custos e racionalização dos serviços, quer do ponto de vista de transformação dos mesmos. No entanto, a eficácia da implementação desses planos é limitada, e a sua avaliação é diminuta.
  8. Os programas Simplex endereçaram a simplificação de processos da Administração, alguns dos quais foram objeto de digitalização. No entanto, muitos destes projetos são focados na organização dos serviços e pouco na simplificação da vida dos cidadãos, obrigando por vezes ao cidadão a dirigir-se a um balcão físico;
  9. A relação da Autoridade Tributária (AT) com os contribuintes é desadequada, autoritária e apenas tem o enfoque em cobrar impostos sem proteger devidamente o contribuinte e o equilíbrio na relação administrativa, legal e financeira que deveria existir.
  10. Passados quase 20 anos de existência de Lojas do Cidadão, continua a existir a necessidade de ir a vários balcões físicos para atividades simples, como a mudança de endereço por exemplo.
  11. A abordagem da AMA tem sido em silos, e focada essencialmente na Administração Central. Esta situação decorre do facto de toda a estratégia de inovação e tecnologia estar dependente do poder político quando deveria ser independente destes, o que leva a que não exista a tão ambicionada coerência e coordenação a nível governamental, diminuindo assim o impacto que a tecnologia poderia ter na nossa sociedade.
  12. As equipas dedicadas à transformação digital não estão devidamente dimensionadas, o que faz com que este processo não seja escalável;
  13. Existe uma limitada gestão de portfolio, o que leva ao aparecimento de imensas iniciativas em simultâneo e que são desconexas entre si. Adicionalmente, não é feita uma correta avaliação de impacto das iniciativas nem dos benefícios reais das mesmas;
  14. Os dois pilares principais a uma iniciativa de Governo Digital estão a ainda por afirmar-se: Identidade Única Digital, Serviços de Interoperabilidade;
  15. O facto de continuarem a existir barreiras culturais, que geram grande resistência à mudança, e barreiras legislativas, que inibem a implementação de iniciativas transversais, faz com que a transformação desejável se atrase, seja implementada de forma parcial e não se concretizem totalmente os benefícios esperados;
  16. Apesar de ter sido criada, em 2 de outubro de 2009, a Rede Interministerial TIC para melhorar a comunicação entre os diferentes organismos e facilitar a aplicação de medidas transversais, falta uma liderança forte que seja reconhecida por todos os participantes neste processo e com autonomia para poder implementar abordagens transversais mais estruturantes e disruptivas. Só assim é que se conseguirá implementar uma verdadeira transformação da forma como se governa em Portugal, aos mais variados níveis.
  17. É imperativo resolver os desafios estruturais na abordagem à transformação digital da administração, os quais têm sido um entrave à implementação de uma verdadeira estratégia de transformação digital e na forma como se governa e olha em Portugal para o impacto que a tecnologia por ter na sociedade.

QUESTÕES FREQUENTES

Já existem responsáveis TIC nos diferentes serviços da Administração Pública, bem como inúmeros grupos de trabalho interdepartamentais. Qual será o papel deste CIO?

É o responsável máximo da ASDE, assessora o Governo na dimensão TIC e tem a responsabilidade de manter atualizada a visão de como serão os serviços públicos para 2030.Define, faz aprovar e implementa a estratégia TIC da República para materializar essa visão. Esta estratégia deverá ser revista a cada 3 anos.Deve assegurar que esta estratégia é implementada por todos os serviços da Administração, sem exceção, e ainda é responsável pela definição e execução do orçamento TIC da Administração, sendo responsável pela gestão de todas as iniciativas TIC a nível nacional com o intuito de se criar uma IE tecnológica única, holística e interoperável a nível nacional.Por último, representa o Estado, ao nível técnico junto dos grupos de trabalho TIC das instituições internacionais como a União Europeia, OCDE, UN, entre outros.

Como é que o CIO terá autoridade sobre os diferentes serviços da Administração?

Esta é uma posição de topo da Função Pública, cujo titular do cargo é nomeado para um mandato de 6 anos, e que tem de contar com o apoio da maioria Parlamentar à data da sua nomeação. O CIO tem também o controlo das equipas necessárias para criar, desenvolver, formar, implementar cumprindo os prazos estabelecidos, operar, manter, suportar e proteger todos os sistemas de informação da Administração Pública.A sua autoridade é também legitimada pelo facto de ser responsável pela definição e execução do orçamento de investimento e operacional TIC de todos os serviços da Administração.A sua autoridade é ainda legitimada pelo facto de ser responsável pela definição e execução do orçamento de investimento e operacional TIC de todos os serviços da Administração.Está ainda prevista uma revisão do sistema de avaliação da Administração Pública e dos colaboradores da Função Pública. Nesta revisão pretende-se que todos os serviços da Administração tenham um objetivo estratégico TIC, e que o mesmo seja decomposto em objetivos operacionais TIC para todos os funcionários do seu quadro de pessoal respetivo, alinhando serviços e funcionários no que toca à execução do plano TIC.

O que passará com as estruturas TIC dos diferentes serviços da Administração?

Serão integradas na estrutura da ASDE, a qual assume a responsabilidade da prestação desses serviços. Este processo será gradual, de modo a garantir que não há disrupção dos serviços, mas é de todo imperativo que se faça pelas economias de escala que se obtém pela partilha de recursos, pelo alinhamento das diferentes iniciativas TIC com a estratégia global, pela correta gestão de prioridades e expectativas, pela eliminação de estruturas e serviços redundantes, pela disseminação de standards, processos, procedimentos e modelos operacionais, tendentes a uma uniformização da prestação dos serviços alinhada com o modelo operacional que venha a ser definido.

A Comissão Europeia apresentou o Índice de Digitalidade da Economia e da Sociedade para o ano de 2021, onde na dimensão Serviços Públicos Digitais, Portugal apresentou uma melhoria significativa face aos resultados homólogos e em relação à média europeia. Tendo em conta esta classificação, como explica a necessidade de apresentar esta proposta?

Portugal ocupa o 14.º lugar da UE no que se refere a serviços públicos digitais. O número de utilizadores de serviços da administração pública em linha aumentou de 54 % para 57 %, permanecendo ainda significativamente abaixo da média da UE de 64 %.Questões de usabilidade à parte, que as há e graves, o que a Iniciativa Liberal propõe é uma abordagem alinhada com o que melhor se faz lá fora (UK, Austrália, Estónia), e em linha com as orientações da OCDE e da EU nestas matérias.É uma abordagem mais disruptiva onde as políticas são definidas e os serviços subjacentes desenhados considerando a componente digital da sua implementação. São políticas digitais por omissão. Adicionalmente, pretende-se que esta transformação se estenda a todos os níveis da Administração. O modelo existente não é escalável, daí a pertinência da nossa proposta.

Esta é uma proposta ambiciosa e com um horizonte alargado em termos de implementação e execução. Como a pretende executar e financiar?

Existem várias formas de financiamento:

  • Todos os serviços da Administração possuem atualmente no seu orçamento um montante referente às TIC. Uma parte substancial desse montante passará a fazer parte do orçamento da Agência;
  • Uma outra forma de reduzir os custos operacionais é deixar de usar tecnologias proprietárias e passar a usar tecnologias abertas, estandardizadas e amplamente utilizadas;
  • Usar o modelo de co-creating no procurement, de modo a reduzir custos, e
  • Usar os fundos comunitários disponibilizados para apoiar toda e qualquer iniciativa do Governo Digital.

Como se assegura a confidencialidade e a segurança da informação do Estado quando esta se encontra na jurisdição de outro país?

Essa questão pode ser endereçada através da assinatura de um acordo bilateral entre ambos os países, no qual é estabelecida imunidade às instalações onde a embaixada de dados está instalada. É uma imunidade em tudo idêntica a uma embaixada normal.Os mecanismos de confidencialidade e segurança numa embaixada de dados são em tudo idênticos aos existentes nos Data Centres existentes no país, e são operados por equipas nacionais.

Porquê o foco na avaliação permanente das políticas, organismos e serviços?

Se se pretende ter uma boa gestão da administração pública tem-se de conseguir medir a eficácia de aplicação das políticas de modo a poder intervir no sentido de contribuir para a sua otimização, ou até eventualmente cancelar a sua aplicação.Esta mesma abordagem é extensível aos organismos da Administração e aos serviços que são criados e disponibilizados para os cidadãos e as organizações. Esta preocupação deve estar sempre presente a partir da definição das políticas ou desenho dos serviços. Adicionalmente, deve-se ter uma framework que avalie periodicamente a eficácia das políticas, organismos e serviços.Tem de incorporar esta atitude de melhoria contínua na praxis do Estado e em todos os níveis da Administração. Só assim se evitam situações como os dos 127 benefícios fiscais que ninguém conhece e se combatem situações de desperdício, contribuindo para a redução de custos da Administração

Não será a proposta muito redutora, tendo como foco a AMA, sabendo de antemão que existem outros organismos do Estado como o ESPAP, CEGER, CNCS, entre outros que deveriam também ter uma governança comum?

Não. A liderança da transformação digital estatal tem como líder operacional a AMA e daí a nossa escolha, sendo que todos os outros organismos irão ser transferidos para a tutela da ASDE para que se possa ter uma verdadeira governança centralizada e, consequentemente e pela primeira vez, uma verdadeira estratégia nacional de inovação e transformação do nosso Estado Digital. Pretende-se a restruturação de toda a orgânica de entidades que prestem serviços de infraestrutura e plataformas digitais no estado e desta forma serão reavaliadas todas as entidades supramencionadas, bem como muitas outras que deveriam ter uma governança comum, mas que estão sob a dependência de diferentes ministérios.É importante também esclarecer que o CIO seria o líder de uma equipa multidisciplinar composta por outras figuras como CTO (Chief Technology Officer), CDO (Chief Data Officer), CISO (Chief Information Security Officer) que teriam a responsabilidade de definir, executar e monitorizar as subestratégias nacionais das suas áreas.Pretende-se estar do lado de quem quer realmente transformar digitalmente o Estado e não simplesmente promover medidas “sexy” e inovadoras ad hoc que possam ter tração na comunicação social. Segue-se também os melhores exemplos internacionais de países líderes em termos de Governo Digital e que servem de exemplo como o UK, Estónia, Austrália ou Nova Zelândia.

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