A. Objetivos

  1. Reduzir o esforço (em termos tempo e dinheiro) dos cidadãos, empresas, e Administração Local no cumprimento de obrigações de natureza burocrática exigidas pela Administração Central
  2. Reduzir custos de contexto e aumentar a atratividade do país para investimento
  3. Aumentar o nível de eficiência na administração pública, ao eliminar o volume de trabalho associado ao processamento de burocracia desnecessária (ou aumentar a eficiência no seu processamento)

B. Racional

  1. Segundo o Banco Europeu de Investimento, o excesso de burocracia em Portugal foi considerado em 2017 por 79% das empresas um dos principais obstáculos ao investimento de longo prazo, versus 63% na União Europeia64
  2. Conclui-se assim que os governos anteriores não têm conseguido reduzir os níveis exagerados de burocracia que são impostos aos cidadãos. De facto, iniciativas como o Simplex estão longe de apresentar resultados significativos, pois consistem apenas na apresentação de centenas de medidas de melhorias incrementais “avulso”, muitas vezes identificadas pelo topo da hierarquia (e não pela base, como seria ideal), e que não alteram a natureza burocrática da máquina do Estado, nem impedem a criação de novas exigências burocráticas.
  3. Efetivamente, não poucas vezes a administração exige o preenchimento de formulários para obter autorizações ou obter informação para entregar a outro organismo público, sendo todo o processo desnecessário. A mudança crítica a fazer é, antes de mais, cultural e sistémica. A presente proposta foca-se nas componentes administrativa e de recolha de informação.

(64) https://www.eib.org/attachments/efs/eibis_2017_portugal_en.pdf , página 9

C. Proposta

  1. O Estado Central deverá estimar qual o esforço exigido aos cidadãos em cada formulário ou pedido de informação recorrente e torna-lo transparente ao cidadão (exemplo: “preencher este formulário demora em média 12 minutos”);
  2. Todos os formulários e pedidos de informação recorrentes solicitados pela Administração Central (entidades ou serviços associados ao poder executivo) deverão cumprir estes princípios:
    1. Necessidade: a informação em questão é crítica para a tomada de decisão ou processo associado;
    2. Minimalista: apenas é solicitada informação necessária, não sendo pedida informação redundante ou já disponível;
    3. Melhor alternativa: é o método que exige menos esforço ao cidadão ou, não sendo o caso, as alternativas têm um custo proibitivo;
    4. Razoabilidade: o esforço pedido ao cidadão ou empresa é adequado face ao fim que se pretende atingir;
    5. Consequente: o fim que visa atingir é necessário (ex. um pedido de aprovação ou de licença que poderia ser dispensado)
  3. Um departamento ou unidade de missão funcionará como uma linha de defesa dos cidadãos perante a criação de burocracia governamental. Todos os formulários e pedidos de informação (a mais de 10 entidades) deverão ser aprovados por esta entidade.
  4. Todos os formulários deverão ser reavaliados ao fim de 4 anos. No caso dos formulários já existentes, deverão ser avaliados 25% por ano nos próximos 4 anos.
  5. Os formulários e pedidos que não obtenham aprovação não poderão ser solicitados e, caso o sejam, o cidadão não é obrigado a entregá-los. Cabe à entidade que propõe a burocracia o ónus de demonstrar que ela é necessária e eficiente. Por princípio, deverão ser rejeitados todos os casos em que:
    1. Seja possível digitalizar o processo
    2. Seja possível automatizar o processo
    3. Seja possível aceder à informação sem a solicitar ao cidadão (por exemplo, quando a informação já existe, e não há limitações legais ou regulatórias ao seu acesso)
  6. O Estado Central deverá calcular e comunicar aos cidadãos qual o esforço anual que exige em tarefas burocráticas.
  7.  Deverão ser criados incentivos de natureza não financeira (exemplo: dias de férias adicionais) para os serviços que consigam maiores reduções na carga burocrática.

C. Proposta

  1. Revisão sistemática da regulamentação de ordenamento do território e ambiental e progressiva substituição de normas regulamentares por objetivos a atingir contratualmente.
  2. A revisão deve ser gradual, com objetivos sectoriais semestrais, com clara prioridade para a regulamentação de uso do solo, quer urbano, quer rural.
  3. A revisão será feita com envolvimento público e agentes económicos, de forma transparente, com clara identificação das normas que já hoje reúnem um grande consenso sobre a sua obsolescência ou efeito perverso na eficiência económica, sem benefício social claramente identificado.
  4. A revisão deve procurar identificar custos e benefícios, prejudicados e beneficiados por cada alteração, com definição concreta das situações em que o empenho do Estado na resolução das falhas de mercado com recursos financeiros concretos possa produzir melhores resultados.

D. Questões Frequentes

Porque é que esta medida será eficaz?

Uma iniciativa similar foi tomada pelo Presidente Norte-Americano Jimmy Carter em 1979, tendo resultado numa redução de 15% do total do esforço burocrático exigido ao fim de 2 anos em vigor.
Esta proposta tem três grandes méritos. O primeiro é obrigar os vários serviços a quantificar o esforço que exigem aos cidadãos, e a ter que avaliar a sua razoabilidade e a existência de possibilidades de otimização, reforçando a cultura de melhoria contínua e de serviço ao cidadão na Administração.
O segundo é criar uma “linha de defesa” adicional do cidadão – uma entidade independente do serviço que verifica e valida se o esforço exigido ao cidadão está a ser minimizado.
O terceiro é criar transparência e visibilidade, o que criará pressão adicional na opinião pública e empresas privadas para a desejável redução constante da burocracia.

Porquê criar um novo órgão para esta medida? Não poderia ser utilizado um já existente?

A criação de um novo órgão exclusivamente focado na redução burocrática é essencial para o sucesso desta iniciativa. A experiência internacional denota que agências governamentais que acumulam esta e outras funções acabam a perder foco e consequentemente eficácia.

Não é um contrassenso que para desburocratizar aparentemente se crie mais burocracia dentro da Administração Pública?

Os processos burocráticos que requerem esforço dos cidadãos devem ser limitados ao essencial, pelo que o contrassenso é que a criação e a manutenção da burocracia tenham um processo facilitado. Naturalmente, as informações a prestar a esta unidade devem também respeitar os princípios enunciados e limitar a carga burocrática interna ao essencial.

O que sucede se um formulário ou pedido de informação já existente não for aprovado e deixar de estar válido? Há o risco de bloqueio de certos procedimentos?

Espera-se a colaboração da Administração, e deverá ser dada visibilidade aos casos de incumprimento, embora não estejam previstas penalizações ou sanções específicas. Nestas situações, cabe ao poder executivo tomar as medidas necessárias para assegurar que o esforço de desburocratização é seguido. Uma vez que um dos efeitos da desburocratização resultará no aumento de eficiência nos serviços, os orçamentos dos serviços deverão ser revistos considerando que esse esforço de desburocratização está a ser seguido (isto é, nenhum serviço terá recursos adicionais por manter processos ineficientes).
Ainda assim, haverá casos em que será necessário continuar a utilizar o formulário antigo enquanto decorre uma otimização do processo existente (por exemplo, por uma necessidade de informatização), casos em que poderá ser estendido o prazo de validade do formulário.
Nos casos pontuais em que formulários ou pedidos de informação efetivamente deixem de estar válidos, terão que indicar de forma visível que não estão conformes com esta proposta. No caso de pedidos de informação, o cidadão não poderá ser penalizado pela não resposta.
Assim, considera-se que não há o risco de bloqueio do funcionamento da Administração.

Os reguladores independentes estão sujeitos a estas regras? E os municípios?

Tanto os reguladores como a Administração Regional e Local deverão ser solidários no esforço de limitar a burocracia, mas não estarão abrangidos por esta medida concreta uma vez que tal iria pôr em causa a sua autonomia.

Para além dos cidadãos e das empresas privadas, a própria Administração Pública irá beneficiar desta iniciativa?

Sim, esta medida abrange os pedidos de informação feitos pela Administração Central à Administração Regional e Local.
Deverão ainda ser incluídos os pedidos de informação entre entidades da Administração Central, em particular os solicitados a trabalhadores com funções de natureza não administrativa como é o caso da área do ensino e da saúde.